Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Bước 2. Áp dụng các kiểu định dạng cho các thành phần trong văn bản

Sau khi đã có một bộ kiểu định dạng đáp ứng các yêu cầu trình bày văn bản khoa học, cần áp dụng các kiểu định dạng này cho các thành phần tương ứng trong văn bản. 

Với các tên bảng và hình, có thể sử dụng công cụ tự động để đánh số và lập danh mục, nhưng đòi hỏi làm chủ nhiều tính năng chuyên sâu của trình xử lí văn bản nên sẽ không đề cập ở đây. Do đó, số thứ tự của bảng và hình, xét ra cũng không quá nhiều trong văn bản, sẽ được đánh số thứ tự thủ công và người soạn thảo sẽ nhập trực tiếp vào dòng tên bảng/hình. Trong ví dụ trên, chỉ cần áp dụng kiểu Bảng cho tên bảng và kiểu Hình cho tên hình là đủ.

Với tựa của các phần tương đương chương nhưng không có đánh số thứ tự (lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, danh mục hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục): chỉ cần áp dụng kiểu định dạng tương ứng (kiểu Tựa trong ví dụ trên) là đủ.

Với tựa của các chương cần đánh số (mở đầu, tổng quan, vật liệu và phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận): trong ví dụ trên, áp dụng kiểu Chương để sau này thiết lập cách đánh số thứ tự. Nếu xét thấy hai phần mở đầu và kết luận không cần đánh số thứ tự thì áp dụng kiểu định dạng Tựa.

Với các đề mục trong mỗi chương: lần lượt áp dụng các kiểu tương ứng cho mỗi cấp đề mục (trong ví dụ trên là Tựa 1 cho Mục, Tựa 2 cho Tiểu mục, Tựa 3 cho Ý lớn, Tựa 4 cho Ý nhỏ).

Với các đoạn nội dung trong thân bài (trừ các bảng, hình và công thức toán học): trong ví dụ trên, áp dụng kiểu Bản văn.

Bước 3. Đánh số thứ tự đề mục cho các thành phần trong văn bản

Tiếp tục ví dụ trên, các chương mục cần đánh số thứ tự chỉ giới hạn từ phần mở đầu đến phần kết luận (và khuyến nghị), với các kiểu định dạng phân cấp giảm dần theo thứ tự như sau: Chương, Tựa 1, Tựa 2, Tựa 3, Tựa 4.

Theo ví dụ trên, chỉ nhập phần nội dung của tựa chương mục mà không nhập phần số thứ tự một cách thủ công. Phần đánh số thứ tự tự động (kể cả các chuỗi "Chương 1.", "Chương 2.",...) có hai dạng thiết lập chính:

• Chương: tự động chèn chuỗi "Chương " theo sau là số thứ tự chương từ 1 (mở đầu) đến 5 (kết luận) và kết thúc bằng "dấu chấm, khoảng trắng";
• từ Mục đến Ý nhỏ: tự động chèn số thứ thự theo kiểu ma trận, có kèm trước bằng số thứ tự của cấp đề mục liền trên, ví dụ:
• Chương 1. Mở đầu
• Chương 2. Tổng quan tài liệu
• 2.1. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 2.2. Các vấn đề chưa sáng tỏ
  
• Chương 3. Vật liệu và phương pháp nghiên cứu
• 3.1. Địa điểm nghiên cứu
• 3.2. Vật liệu nghiên cứu
• 3.3. Phương pháp nghiên cứu
• [...]
• [...]

Số cấp đề mục theo ví dụ này là năm (từ Chương đến Ý nhỏ), chuỗi số thứ tự dài nhất là năm số. Nếu xét thấy cần tạo thâm cấp mới nhỏ hơn thì áp dụng tương tự, nhưng tốt nhất là không nên chia quá nhỏ như vậy!

Để bắt đầu đánh số tự động cho các chương mục, làm như sau:

• đặt con trỏ vào một vị trí trống, tốt nhất là một hàng trống cuối văn bản (để tránh áp dụng nhầm các kiểu định dạng trong quá trình thao tác);
• vào trình đơn Format. Bullets and Numbering (định dạng kiểu đánh số);
• chọn thẻ Outline Numbered (đánh số chương mục);
• chọn kiểu đánh số phù hợp (số thứ tự theo ma trận kèm trước các Heading);
• nhấn nút Customize (thay đổi chi tiết so với các thiết lập mặc định của phần mềm).

Tới đây, bắt đầu thiết lập cho cấp đề mục thứ nhất (tức cấp Chương - kiểu định dạng Chương):

• trong hộp thoại Customize Outline Numbered List, nhấn lên số 1 trong cột Level;
• xoá hết thông tin trong ô Number format, nhập vào chuỗi "Chương" và một khoảng trắng (để chèn chuỗi "Chương " vào trước tựa tất cả các chương có đánh số);
• trong ô Number style, chọn kiểu 1, 2, 3, ... (để điền số thứ tự của từng chương sau chuỗi "Chương ");
• lúc này trong ô Number format xuất hiện số thứ tự có nền xám (tức sẽ thay đổi ở các thứ tự chương khác nhau)
• cho con trỏ vào lại ô Number format, sao cho đứng riêng nhấp nháy ở vị trí cuối cùng sau số thứ tự;
• gõ tiếp dấu chấm (để chèn dấu chấm vào sau tất cả các số thứ tự chương);
• ô Start at để mặc định từ 1 (thứ tự bắt đầu mỗi cấp đề mục con là 1);
  
• nhấn nút More ở bên tay phải, dưới nút Cancel (để mở rộng các tuỳ chọn);
• xuống ô Link level to style, chọn Chương (để áp dụng kiểu đánh số này cho các yếu tố được định dạng bằng kiểu Chương);
• lên ô Number position chọn Left > Align at: 0 cm và ô Text position chọn Indent at: 0 cm (nhằm không làm thay đổi vị trí số so với thiết lập của kiểu định dạng đã áp dụng trước);
• trong ô Follow number with, chọn Space (để chèn một khoảng trắng giữa số thứ tự chương và tựa của chương);
• các thông số khác để mặc định.

Bước tiếp theo, chưa nhấn nút OK mà tiếp tục thiết lập cho cấp đề mục thứ hai (cấp Mục - kiểu định dạng Tựa 1):

• chọn cột Level. 2;
• với cấp đề mục này hơi khác một chút: sau xoá hết nội dung đã có trong ô Number format, nhấn lên nút Level 1 trong ô Previous number level (để chèn số thứ tự tự động của cấp đề mục liền trên, tức Chương, cho cấp đề mục đang xử lí);
• số thứ tự Level 1 sẽ được điền vào ô Number format;
• tiếp theo, gõ vào một dấu chấm sau số thứ tự Level 1 (để ngăn cách số thứ tự của hai cấp đề mục liền nhau);
• trong ô Number style, chọn kiểu 1, 2, 3, ... (để điền số thứ tự của từng Mục trong mỗi Chương);
• lúc này số thứ tự của Level 2 được điền vào ô Number format: gõ tiếp dấu chấm vào sau số thứ tự của Level 2;
• ô Start at vẫn để mặc định từ 1
• chọn Link to level style: Tựa 1 (để áp dụng kiểu đánh số này cho các yếu tố được định dạng bằng kiểu Tựa 1) và Follow number with: Space;
• lên ô Number position:
• chọn Left (số thứ tự được canh biên trái)
• Align at: 0 cm (vị trí của số thứ tự ở sát biên văn bản);
• trong ô Text position chọn Indent at: 1 cm (nếu tựa dài quá một dòng, dòng bên dưới sẽ thụt vào so với biên văn bản 1cm, để phần tựa không chèn vào phần số thứ tự);
• để thông số mặc định trong các các ô Restart numbering after: Level 1 (bắt đầu vòng số thứ tự mới từ cấp đề mục liền trên là Level 1 - Chương) và Apply changes to: Whole list (áp dụng các thay đổi cho toàn bộ các đề mục được đánh số thứ tự trong tài liệu).

Bước tiếp theo, vẫn chưa nhấn nút OK mà tiếp tục thiết lập cho cấp đề mục còn lại (từ Level 3 - Tựa 2 đến Level 5 - Tựa 4):

• khi chọn lần lượt các Level 3 cho đến Level 5, các cách điền số thứ tự trước đó đã được "tự động hoá";
• các thay đổi cho từng cấp đề mục là như sau:
• Level 3 - Tựa 2: Link to level style: Tựa 2, Follow number with: Space, Align at: 0 cm, Indent at: 1,27 cm, Restart numbering after: Level 2;
• Level 4 - Tựa 3: Link to level style: Tựa 3, Follow number with: Space, Align at: 0,63 cm, Indent at: 2,24 cm, Restart numbering after: Level 3;
• Level 5 - Tựa 4: Link to level style: Tựa 4, Follow number with: Space, Align at: 1,27 cm, Indent at: 3,24 cm, Restart numbering after: Level 4;
• các ô/mục khác cùng với một số thay đổi kể trên được "tự động hoá" từ các thiết lập liền trước, chỉ cần kiểm tra xem có chính xác tương ứng với mỗi cấp đề mục hay không.

Đến lúc này, việc đánh số thứ tự tự động cho tất cả các đề mục cần đánh số (từ chương mở đầu đến chương kết luận) trong văn bản đều đã thiết lập xong. Nhấn nút OK và trở về văn bản chính để xem xét kết quả. Nếu có sự sai số thứ tự thì có hai khả năng:

• làm không đúng quy trình kể trên (hoặc có sai sót ở một điểm nào đó): cần xoá hết các thiết lập cho từng Level để làm lại từ đầu;
• áp dụng kiểu định dạng chưa đúng cho yếu tố trong văn bản: chỉ cần áp dụng lại kiểu định dạng phù hợp thì số thứ tự sẽ được tự động điều chỉnh và tự động cập nhật.