Meresci: Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Kiểu định dạng (format style) là một bộ thông tin định dạng (kiểu chữ, cỡ chữ, hình chữ, canh biên, cách dòng,...) được thiết lập trước cho một yếu tố hoặc nhóm yếu tố trong văn bản. Sử dụng các kiểu định dạng sẽ giúp người soạn thảo trình bày các thành phần trong văn bản (chữ viết, đoạn văn bản, tựa đề mục, đánh số,...) một cách dễ dàng, nhanh chóng và đồng nhất.

Các trình xử lí văn bản luôn có những kiểu định dạng thiết kế sẵn. Người soạn thảo có thể sử dụng các kiểu định dạng này nếu phù hợp, hoặc chỉnh sửa các thông số, hay tạo các kiểu định dạng mới đáp ứng nhu cầu cụ thể.

Các hướng dẫn sau đây là dành cho người dùng phần mềm Microsoft Word, phiên bản Microsoft Office XP tiếng Anh, chạy dưới hệ điều hành Windows XP. Nhấn lên các siêu liên kết để xem thêm thông tin chi tiết hoặc hình mình hoạ.

Có hai loại kiểu định dạng cơ bản thường dùng là kiểu định dạng kí tự và kiểu định dạng đoạn văn bản.

Kiểu định dạng kí tự có thể thực hiện nhanh bằng cách bôi chọn các kí tự cần định dạng, sau đó chọn kiểu phù hợp trên thanh công cụ thiết kế sẵn trong trình xử lí, hoặc bằng cách mở trình đơn Format. Fonts và thay đổi các thông số về cỡ chữ, kiểu chữ, hình chữ,...

Trong trình xử lí văn bản, các kiểu định dạng thường dùng nhất cho đoạn văn bản (một dòng hoặc nhiều dòng được kết thúc bằng một phím Enter duy nhất). Các bộ kiểu định dạng thiết kế sẵn thường được đặt tên theo nhóm: Title hoặc Heading cho tên các chương mục, Body text cho thân bài, List cho các danh sách liệt kê,...

cho con trỏ đứng ở một điểm bất kì trong đoạn văn bản (với các kiểu dành cho chương mục), hoặc bôi chọn trọn vẹn các đoạn văn bản liên tục (đối với các kiểu dành cho bản văn);
vào trình đơn (menu) Format. Styles and formatting;
nhấn đúp chuột trái lên một kiểu định dạng có sẵn trong danh sách;
kiểu định dạng vừa chọn sẽ được áp cho đoạn văn bản có con trỏ.

cho con trỏ đứng ở một điểm bất kì trong đoạn văn bản (với các kiểu dành cho chương mục), hoặc bôi chọn trọn vẹn các đoạn văn bản liên tục (đối với các kiểu dành cho bản văn);
vào trình đơn Format. Styles and formatting;
nhấn chuột phải lên kiểu định dạng cần sửa trong danh sách;
chọn Modify, hộp thoại Modify Style sẽ được mở ra;
chọn trong nút Format để lần lượt thay đổi các thiết lập của các mục: Font cho định dạng chữ (kiểu, cỡ, in nghiêng, in đậm,...), Paragraph cho đoạn văn bản (canh biên, thụt đầu dòng, cách dòng,...),...;
nếu muốn cập nhật tự động thì đánh dấu vào ô Automatically Update;
xong nhấn nút OK.

Tạo một kiểu định dạng mới:

đặt con trỏ vào một đoạn văn bản trống;
vào trình đơn Format. Styles and formatting;
nhấn nút New Style;
trong hộp thoại hiện ra, đặt tên một cách ngắn gọn, dễ nhớ (ví dụ: "Tựa" cho tên chương, "Tựa 1" cho tên mục, "Tựa 2" cho tên tiểu mục,...);
trong ô Style type, chọn Paragraph (định dạng cho đoạn văn bản);
trong ô Style based on, chọn kiểu định dạng có sẵn nào gần nhất với kiểu đang thiết lập (thường là Title tương ứng với Tựa, Heading 1 tương ứng với Tựa 1, Heading 2 với Tựa 2,...);
trong ô Style for following paragraphe, chọn kiểu định dạng tự động áp cho đoạn văn bản kế tiếp sau khi nhấn phím Enter: nên áp kiểu dành cho bản văn (Normal hay Body text);
lần lượt nhấn nút Format. Font và Format. Paragraph để thiết lập các thông số định dạng cho Font và Paragraph;
đánh dấu chọn vào ô Automatically Update;
xong nhấn nút OK.

Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Kiểu định dạng

Giáo trình điện tử Phương pháp nghiên cứu tài liệu trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Kiểu định dạng

Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học