Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Mỗi luận văn khoa học đều cần có mục lục và các danh mục khá chi tiết, liệt kê hầu hết các chương mục, các bảng và cùng với hình số trang của từng yếu tố. Một thói quen rất phổ biến khi soạn thảo các mục lục và danh mục là: soạn hoàn chỉnh tất cả các phần khác; lấy lại số trang của từng chương mục, từng bảng và hình; soạn lần lượt các mục lục và danh mục một cách thủ công. Cách này vừa chậm, vừa mất nhiều thời gian, lại vừa dễ mắc sai sót, nhất là khi cần điều chỉnh một nội dung nào đó dẫn đến sự thay đổi về số trang.

Trong khi đó, chính bản thân các chương trình xử lí văn bản đã có những công cụ chuyên biệt để làm việc này một cách đồng nhất và nhanh chóng, đơn giản. Người soạn thảo chỉ cần nắm vững các nguyên tắc và rèn luyện sử dụng một thời gian là có thể sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả.

Nguyên tắc chính để lập mục lục và danh mục tự động là:

• áp dụng cho mỗi yếu tố cần liệt kê trong mục lục và danh mục một kiểu định dạng riêng;
• các kiểu định dạng này được phân chia theo cấp tương ứng với cấp của các yếu tố liên quan;
• dùng công cụ tự động của trình xử lí văn bản để mô tả các kiểu định dạng (đã sử dụng trong văn bản) cần liệt kê và phân cấp trong mục lục hay danh mục;
• công cụ tự động sẽ thống kê tất cả các yếu tố (trong văn bản) có sử dụng các kiểu định dạng đã mô tả và sắp xếp theo cấp bậc đã thiết lập trong mục lục và danh mục, nếu có thay đổi sẽ tự cập nhật.
  

Bước 1. Lập các kiểu định dạng riêng

Dựa vào các yêu cầu kĩ thuật định dạng các thành phần trong văn bản khoa học và các bước tạo một kiểu định dạng mới, lần lượt tạo các kiểu định dạng tương ứng với các thành phần, đặt tên như sau: 

• "Bản văn" (dựa trên kiểu Normal) tương ứng với Đoạn văn bản;
• "Tựa" (dựa trên kiểu Title) tương ứng với Chương (không đánh số, như các phần: lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng, danh mục hình, kí hiệu và chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục);
• "Chương" (dựa trên kiểu Tựa) tương ứng với Chương (có đánh số, như các phần: mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu và phương pháp nghiên cứu, kết quả, thảo luận, kết luận và khuyến nghị);
  
• "Tựa 1" (dựa trên kiểu Heading 1) tương ứng với Mục;
• "Tựa 2" (dựa trên kiểu Heading 2) tương ứng với Tiểu mục;
• "Tựa 3" (dựa trên kiểu Heading 3) tương ứng với Ý lớn;
• "Tựa 4" (dựa trên kiểu Heading 4) tương ứng với Ý nhỏ;
• "Bảng" (dựa trên kiểu Caption) tương ứng với Tên bảng;
• "Hình" (dựa trên kiểu Caption) tương ứng với Tên hình.
  

Thực hành tạo kiểu định dạng "Bản văn":

• đặt con trỏ vào một đoạn văn bản trống;
• vào trình đơn Format. Styles and formatting;
• trong danh sách hiện ra, nhấn nút New Style;
• trong ô Name gõ Bản văn (muốn gõ dấu phải dùng bảng mã Unicode trong bộ gõ) và trong ô Style type chọn Paragraph (áp dụng cho cả đoạn văn bản);
• trong ô Style based on (dựa vào mẫu có sẵn), chọn Normal;
• trong ô Style for following paragraphe, để nguyên Bản văn (dưới bản văn sẽ là một bản văn kế tiếp);
• nhấn nút Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:
• Latin text font: Times New Roman,
• Font style: Regular,
• Size: 13 (gõ trực tiếp vào ô),
• các thông số khác để nguyên, nhấn nút OK;
• nhấn nút Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau:
• mục General: chọn Alignment: Justified (canh biên đều) và Outline level: Bodytext (cấp thân bài),
• mục Indentation (thụt biên): chọn Special: First line > By: 1,27 cm (thụt biên dòng đầu của đoạn vào 1,27 cm), các thông số khác để mặc định;
• mục Spacing (cách đoạn): chọn Before: 6 pt (cách trên đoạn 0,21 cm) và After: 6 pt (cách dưới đoạn 0,21 cm) và Line spacing: 1,5 lines (cách dòng 1,5 dòng), các thông số khác để mặc định,
• nhấn nút OK;
  
• đánh dấu chọn vào ô Add to template (thêm vào bộ mẫu của trình xử lí để sử dụng được cho tất cả các tài liệu khác) và Automatically Update (tự động cập nhật khi có thay đổi);
  
• xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Bản văn.

Thực hành tạo kiểu định dạng "Tựa":

• mở trình đơn Format. Styles and formatting > New Style;
• trong ô Name gõ Tựa và trong ô Style type chọn Paragraph;
• trong ô Style based on, chọn Title;
• trong ô Style for following paragraphe, chọn Bản văn;
• nhấn nút chọn Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:
• Latin text font: Times New Roman,
• Font style: Bold,
• Size: 18,
• các thông số khác để nguyên, nhấn OK;
• nhấn nút chọn Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau:
• mục General: chọn Alignment: Centered (canh giữa) và Outline level: Level 1 (cấp đề mục 1),
• mục Indentation: để mặc định (không thụt biên),
• mục Spacing: 
• gõ trực tiếp cả số và đơn vị 1,5 cm vào ô Before (vì lề trên đã cách mép giấy 3,5 cm, tổng cộng 5 cm),
• làm tương tự cho ô After: 0,21 cm (hoặc 6 pt),
• chọn Line spacing: Single (cách dòng đơn),
• các thông số khác để mặc định,
• các thẻ khác để mặc định, nhất nút OK;
• đánh dấu chọn vào ô Add to template và Automatically Update;
  
• xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Tựa.

Thực hành tương tự lần lượt từ Chương, Tựa 1 đến Tựa 4, lưu ý những thay đổi sau:

• các thông số kĩ thuật đã mô tả cho Mục, Tiểu mục, Ý lớn, Ý nhỏ;
• kiểu mẫu dựa vào: Chương - Tựa, Tựa 1 - Heading 1, Tựa 2 - Heading 2, Tựa 3 - Heading 3, Tựa 4  - Heading 4;
• cấp đề mục: Chương - Level 1 (cấp 1), Tựa 1 - Level 2 (cấp 2), Tựa 2 - Level 3 (cấp 3), Tựa 3 - Level 4 (cấp 4), Tựa 4  - Level 5 (cấp 5);
• canh biên: toàn bộ các tựa canh biên trái (Alignment: Left), Tựa 1 và Tựa 2 sát biên văn bản, Tựa 3 thụt biên (Indentation. Before text:) 0,63 cm và Tựa 4 thụt biên 1,27 cm.
  

Thực hành tạo kiểu định dạng "Bảng":

• mở trình đơn Format. Styles and formatting > New Style;
• trong ô Name gõ Bảng và trong ô Style type chọn Paragraph;
• trong ô Style based on, chọn Caption;
• trong ô Style for following paragraphe, chọn Body text (vì sau tên bảng là một bảng, không nên chọn kiểu Bản văn có thụt biên dòng đầu, trình bày dữ liệu không đẹp mắt);
• nhấn nút chọn Format. Font và chọn trong thẻ Font các thông số sau:
• Latin text font: Times New Roman,
• Font style: Bold,
• Size: 12,
• các thông số khác để nguyên, nhấn OK;
• nhấn nút chọn Format. Paragraph và chọn trong thẻ Indents and Spacing các thông số sau:
• mục General: chọn Alignment: Centered (canh giữa) và Outline level: Body text (không phân cấp theo đề mục),
• mục Indentation: để mặc định (không thụt biên),
• mục Spacing: chọn cả Before: và After: 0,21 cm (hoặc 6 pt),
• chọn Line spacing: Single (cách dòng đơn),
• các thông số khác để mặc định,
• các thẻ khác để mặc định, nhất nút OK;
• đánh dấu chọn vào ô Add to template và Automatically Update;
  
• xong nhấn nút OK, trong danh sách bên phải xuất hiện kiểu định dạng Bảng.

Thực hành tương tự để t