Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Định dạng trang

Định dạng trang là các thiết lập dành cho trang in: khổ giấy, chiều giấy (dọc, ngang), khoảng cách lề trang, cách đánh số trang, phân biệt trang đầu với các trang khác, phân biệt các trang chẵn lẻ,...

Trong Microsoft Office, cách thiết lập định dạng trang không có cùng logic với cách định dạng các thành phần khác: nếu các thành phần khác chức năng định dạng được tập trung hết trong trình đơn Format, thì công cụ định dạng trang lại được đặt trong trình đơn File. Page Setup.

Để làm tốt việc định dạng trang in cho luận văn khoa học, người soạn thảo cần nắm vững thể thức trình bày văn bản đồng thời biết rõ các yêu cầu kĩ thuật trình bày trang in.

Thông thường, phiên bản tiếng Anh của Windows và cả bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office (có trình xử lí văn bản Microsoft Word) được cài đặt mặc định theo chế độ ngày giờ và hệ thống đo lường Anh. Để thuận tiện cho việc áp dụng các yêu cầu kĩ thuật, đặc biệt là về khoảng cách các thành phần trong văn bản, người soạn thảo nên đổi lại đơn vị theo hệ thống đo lường SI. Cách làm như sau:

• vào trình đơn Tools. Options;
• trong thẻ General, ô Measurement units, chọn đơn vị đo là Centimeters;
• xong nhấn nút OK.

Thói quen phổ biến của nhiều người khi soạn thảo những tài liệu dài (như luận văn khoa học) là soạn riêng trang bìa và riêng từng phần (thành các tập tin khác nhau), sau đó in riêng rẽ và ghép lại. Cách này dễ làm và... thủ công (!), nhưng sẽ dễ mắc sai sót dẫn đến các thông số định dạng không đồng nhất, không ăn khớp giữa các phần riêng rẽ. Trong khi đó, bản thân trình soạn thảo văn bản đã được trang bị những công cụ hữu hiệu giúp soạn tất cả các thành phần và nội dung chỉ trong một tập tin duy nhất.

Giả định là có một tập tin văn bản luận văn khoa học với một số trang nội dung đã soạn trước, cần lập trang đầu tiên thành trang bìa và các trang sau đó thành trang nội dung, sử dụng các công cụ tự động của trình soạn thảo văn bản để định dạng trang in cho tất cả các thành phần theo đúng các yêu cầu trình bày cơ bản, chỉ trong một tập tin duy nhất, làm các bước như sau:

• định dạng trang bìa:
• cho con trỏ vào một vị trí bất kì trong trang đầu tiên (để biến trang này thành kiểu trang bìa),
  
• vào trình đơn File. Page Setup (thiết lập trang in), 
• trong thẻ Margins (lề trang), nhập các thông số định dạng lề giấy theo đúng yêu cầu cho trang bìa: Top (lề trên) 3 cm, Bottom (lề dưới) 3 cm, Left (lề trái) 3,5 cm, Right (lề phải) 2 cm,
• các thông số khác trong cùng thẻ này: ô Orientation (hướng giấy) chọn Portrait (chiều dọc), ô Apply to (áp dụng cho), chọn Whole document (toàn bộ tài liệu), các thông số còn lại nên giữ nguyên như mặc định,
• chuyển qua thẻ tiếp theo: Paper,
• chọn các thông số sau: ô Paper size (khổ giấy) chọn A4 (21 x 29,7 cm),
• chuyển qua thẻ tiếp theo: Layout (cách bố trí trang in),
• trong ô Headers and footers, chọn các thông số sau: Different first page (phân biệt trang đầu với các trang khác), sửa lại thành 1,5 cm cho cả Header và Footer trong From edge (khoảng cách đầu trang và chân trang so với mép giấy),
• trong ô Page, mục Vertical alignment (canh giấy in theo chiều dọc), chọn Top (từ đầu tờ giấy),
• xong nhấn nút OK,

(kết quả: tất cả các trang của tài liệu đều có định dạng trang in như các thiết lập cho trang bìa);

• chuyển toàn bộ phần nội dung ra khỏi trang đầu tiên: thao tác này sẽ giúp chỉ giữ các thông tin của trang bìa tài liệu ở lại trong trang đầu tiên của tập tin (đúng với thiết lập định dạng), các nội dung khác sẽ bắt đầu từ một trang mới (sẽ chọn các thiết lập định dạng phù hợp),
• nếu đã có nhấn phím Enter nhiều lần cho qua trang, hoặc nhấn tổ hợp phím Control + Enter để ngắt trang bình thường thì xoá hết các dòng trắng này (vì giữa trang bìa và các trang nội dung cần ngắt trang theo cách khác),
• cho con trỏ vào vị trí đầu tiên của phần nội dung sau trang bìa,
• vào trình đơn Insert. Break (xem thêm Định dạng phần),
• trong mục Section break types, chọn Next page (vị trí con trỏ sẽ được chuyển qua bắt đầu một trang mới, kèm với toàn bộ nội dung sau đó),

• thiết lập định dạng mới cho các trang nội dung: các trang nội dung khác với trang bìa ở lề trên (3,5 cm thay vì 3 cm) và ở cách định dạng đầu trang và chân trang (có đầu trang và chân trang, phân chia trang chẵn lẻ), do đó:
• đặt con trỏ ở vị trí đầu tiên của phần nội dung sau trang bìa (vừa mới tách xong như trên),
• vào trình đơn File. Page Setup,
• trong thẻ Margins:
• sửa lại thông số định dạng lề trên theo đúng yêu cầu cho trang nội dung (Top: 3,5 cm), các thông số khác giữ nguyên so với trang bìa (do giống nhau),
• ô Apply to, chọn This point forward (từ vị trí này trở đi đến hết tài liệu),
• trong thẻ Layout, ô Headers and footers: chọn Different odd and even (phân biệt trang chẵn và trang lẻ), bỏ Different first page (đã thiết lập ở trang đầu rồi),
• các thông số khác không thay đổi so với trang bìa,
• xong nhấn nút OK,

(kết quả: tất cả các trang nội dung của tài liệu được thiết lập các thông số kĩ thuật trình bày trang in phù hợp với yêu cầu, khác biệt với trang bìa).

Lưu ý

Nội dung trang bìa, thông thường chỉ có dưới 15 dòng và cần trình bày dàn đều trong cả chiều dài khổ giấy. Thói quen phổ biến là nhấn phím Enter để tạo các dòng trắng (theo chiều dọc) hoặc phím khoảng trắng để tạo khoảng trắng (theo chiều ngang) cho đến khi con trỏ nằm ở ngang một vị trí muốn nhập chuỗi văn bản. Đây là cách làm rất đơn giản, dễ dàng, song không tạo được sự đồng nhất trong văn bản, thậm chí dẫn đến làm dịch chuyển vị trí các thành phần văn bản phía sau (đặc biệt là khi luôn áp dụng cách tạo dòng trắng/khoảng trắng trong bất kì vị trí nào cần có khoảng cách trống trong văn bản).

Trong các trình soạn thảo văn bản:

• ngắt trang (chuyển qua trang mới khi nội dung chưa đến điểm cuối cùng của trang trước) bằng cách dùng tổ hợp phím Control + Enter, hoặc vào trình đơn Insert. Break > Break type. Page break (kiểu ngắt trang bình thường);
• chức năng tạo khoảng trống theo chiều dọc hay chiều ngang nằm trong chức năng định dạng đoạn văn bản.

Trong phạm vi giáo trình này, trang bìa (ở phần trước đã giới thiệu các thông số kĩ thuật trình bày và mẫu trang bìa) sẽ được lấy làm ví dụ thực hành cách định dạng các đoạn văn bản.

Thực hành: trình bày trang bìa