Meresci

Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

ULP

MỤC LỤC

Meresci > Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học > Các công cụ tự động của trình soạn thảo > Định dạng đầu và chân trang
Giới thiệu giáo trình

Tác giả

Kiểm tra đầu vào

Phần 1. Các bước triển khai một đề tài nghiên cứu khoa học

Phần 2. Phương pháp tìm kiếm tài liệu tham khảo khoa học

Phần 3. Khai thác thông tin từ tài liệu khoa học

Phần 4. Phương pháp viết tài liệu khoa học

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học 

Kiểm tra đầu ra

Phản hồi kết quả

Thư mục

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học



Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Định dạng đầu và chân trang

Trong một tài liệu khoa học, trình bày đầu trang và chân trang cũng là một cách thể hiện tính chuyên nghiệp của người soạn thảo. Thông tin trong đầu trang và chân trang là những công cụ giúp người đọc định vị tốt trong quá trình đọc, nhất là đối với những tài liệu dài. Các thông tin này cũng có hiệu quả gây ấn tượng vì thường xuyên xuất hiện trong các trang được đọc.

Có nhiều lựa chọn khác nhau trong cách trình bày đầu trang và chân trang, nhưng những điều cần tránh là:

  • trình bày quá dài dày đặc: cả hai bên trái, phải của cả đầu và chân trang đều có thông tin sẽ làm cho người đọc rối mắt, phân tán;
  • trình bày những thông tin không cụ thể: không nên đưa các thông tin như "luận văn cao học", "báo cáo chuyên đề", "khoá luận tốt nghiệp",... vào đầu trang và chân trang, vì hầu như không có tác dụng truyền thông;
  • cỡ chữ bằng với cỡ chữ trong bản văn: điều này là không nên, trừ trường hợp số trang, vì sẽ làm giảm độ tập trung của người đọc vào bản văn một cách không cần thiết;

Đối với một luận văn khoa học, trong phần "Kĩ thuật trình bày các thành phần trong văn bản" đã có đề nghị chi tiết về cách trình bày đầu và chân trang. Nhìn chung, một tài liệu khoa học có ba phần cần định dạng đầu và chân trang khác nhau:

  • trang bìa: không có thông tin ở đầu và chân trang;
  • các trang khai tập: đầu trang chẵn và lẻ có hai loại thông tin khác nhau (tác giả và tên đề tài), chân trang đánh số thứ tự kiểu số La Mã, chữ thường, bắt đầu từ i.
  • các trang bài chính và phụ đính: đầu trang tương tự như ở phần khai tập, chân trang đánh số thứ tự kiểu số Arab, bắt đầu từ 1.
xem thêm:
định dạng trang   định dạng phần
 
Về đầu trang

Với các thông số kĩ thuật như trên, việc trình bày đầu trang và chân trang phải trải qua nhiều bước khác nhau (hướng dẫn cho phần mềm Microsoft Word XP bản tiếng Anh chạy dưới hệ điều hành Windows XP).

Chia phần: cho con trỏ lần lượt đứng ở điểm bắt đầu các phần khai tập và bài chính, dùng chức năng chia phần (Insert. Break > Section break types. Next page) để chia bài viết thành ba phần (Section 1, Section 2Section 3).

Lập các thuộc tính trang khác nhau:

  • cho con trỏ vào trang bìa (trước phần khai tập, tức thuộc Section 1), vào trình đơn File. Page Setup, trong thẻ Layout, chọn Different first page (không chọn Different odd and even) và Apply to this section;
(kết quả thu được: trang bìa, cũng là trang đầu tiên và duy nhất của Section 1, có kiểu định dạng đầu và chân trang khác với các trang còn lại);
  • cho con trỏ vào trang đầu tiên của phần khai tập (tức thuộc Section 2), vào trình đơn File. Page Setup, trong thẻ Layout, chọn Different odd and even (không chọn Different first page) và Apply to this section;

(kết quả thu được: mỗi thiết lập kiểu định dạng đầu trang và chân trang của các trang chẵn sẽ không áp dụng cho các trang lẻ và ngược lại);

  • cho con trỏ vào trang đầu tiên của phần bài chính (tức thuộc Section 3) và làm tương tự như với Section 2;

(kết quả thu được: các thuộc tính áp dụng cho Section 2 cũng áp dụng cho Section 3).

Về đầu trang

Trang đầu (bìa): toàn bộ đầu trang và chân trang để trống

Định dạng đầu trang: vào trình đơn View. Header and Footer, bản văn sẽ được tô mờ, các khung soạn thảo đầu trang và chân trang xuất hiện với các chú thích vị trí trong từng trang, đồng thời có một thanh công cụ định dạng đầu và chân trang. Sau đó:

  • định dạng đầu các trang lẻ:
    • di chuyển thanh trượt đến một trang lẻ bất kì (trừ trang đầu), đặt con trỏ vào khung soạn thảo đầu trang,
    • chọn kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, canh biên phải,
    • nếu tên đề tài dài không quá 2/3 dòng thì nhập đầy đủ, nếu dài hơn thì viết tên vắn tắt (thể hiện được nội dung trọng tâm),
    • vẫn để con trỏ trên dòng tên đề tài, vào trình đơn Format. Borders and Shading,
    • trong ô Style, kéo thanh trượt để chọn dòng kẻ đơn hoặc kép (nét liền, cỡ 1/2 pt),
    • trong ô Apply to, chọn Paragraph (áp dụng cho đoạn văn bản),
    • trong ô Preview, nhấp chuột trái lên từng biên trên, trái, phải để bỏ các đường kẻ này, chỉ giữ lại biên dưới,
    • xong nhấn nút OK;
  • định dạng đầu các trang chẵn:
    • di chuyển con trỏ đến một trang chẵn bất kì, và làm tương tự như đối với trang lẻ, chỉ khác ở nội dung (nhập họ tên đầy đủ của tác giả).
Về đầu trang

Định dạng chân trang: tiếp tục mở chế độ soạn thảo đầu trang và chân trang:

  • định dạng chân các trang: 
    • di chuyển thanh trượt đến một trang lẻ bất kì (trừ trang đầu), đặt con trỏ vào khung soạn thảo chân trang,
    • chọn kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11, canh giữa,
    • trên thanh công cụ định dạng đầu và chân trang, rà con trỏ lên biểu tượng trang giấy có kí hiệu # (sẽ xuất hiện nhãn "Insert Page Number") và nhấn nút này,
    • kết quả là tất cả các trang lẻ của hai phần Section 2Section 3 đều được đánh số trang liên tục bằng số Arab,
    • vẫn để con trỏ trên dòng chân trang, thực hiện thao tác kẻ biên cho đoạn văn bản, chỉ khác là kẻ biên trên đoạn thay vì dưới đoạn như ở đầu trang,
    • di chuyển con trỏ qua một trang chẵn bất kì và làm tương tự;
  • định dạng kiểu đánh số trang phần khai tập:
    • cho con trỏ vào một vị trí chân trang bất kì của phần khai tập,
    • trên thanh công cụ định dạng, rà con trỏ lên biểu tượng trang giấy có hình bàn tay và kí hiệu # (sẽ xuất hiện nhãn "Format Page Number") và nhấn nút này, hộp thoại Page Number Format hiện ra,
    • trong mục Number format, chọn kiểu số i, ii, iii, ...,
    • trong mục Page numbering, chọn Start at và sửa con số bên cạnh thành i;
    • xong nhấn nút OK;

(kết quả: tất cả các trang khai tập được đánh số thứ tự bằng kiểu số La Mã, chữ thường, bắt đầu từ i);

Về đầu trang
  • định dạng kiểu đánh số trang phần bài chính và phụ đính:
    • cho con trỏ vào vị trí chân trang của trang đầu phần bài chính,
    • mở hộp thoại Page Number Format như trên,
    • trong mục Number format, chọn kiểu số - 1 -, - 2 -, - 3 -, ...,
    • trong mục Page numbering, chọn Start at và cho bắt đầu từ 1;
    • xong nhấn nút OK;
(kết quả: tất cả các trang sau phần khai tập được đánh số thứ tự bằng kiểu số Arab, chữ thường, bắt đầu từ 1).

Lưu ý: nếu một số trang trong phần bài chính và phụ đính được áp dụng kĩ thuật chia phần để trình bày theo chiều ngang trước khi áp dụng cách đánh số chân trang như trên, tài liệu sẽ có nhiều hơn ba Section và có khả năng các số trang trong một số Section phía sau bị đánh sai thứ tự. Nếu có vấn đề này, trình tự giải quyết như sau:

  • cho con trỏ vào vị trí chân trang của phần bị đánh sai số thứ tự (khác với Section đầu tiên sau phần khai tập);
  • mở hộp thoại Page Number Format như trên,
  • trong mục Page numbering, chọn Continue from previous section;
  • xong nhấn nút OK;
  • lặp lại trình tự như trên cho tất cả các Section bị sai số thứ tự trang (khác với Section đầu tiên sau phần khai tập);
(kết quả: toàn bộ các Section kể từ sau phần khai tập trở đi đều được đánh số liên tục với cùng một kiểu số Arab).

Sự cố kĩ thuật này thường không xảy ra nếu chia Section trong bài chính hoặc phụ đính sau khi đã áp dụng kĩ thuật định dạng đầu và chân trang như trên.

Về đầu trang
Trang trước Trang chính Trang sau
Tác giả @ Meresci - 2007 Cập nhật: 15/07/2007