Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Các công cụ tự động của trình soạn thảo

Chèn mục lục và các danh mục

Bước 4. Tạo vị trí riêng cho mục lục và các danh mục

Sau khi đã phân biệt trang bìa với các trang nội dung, định dạng đầu trang và chân trang, đánh số trang đầy đủ, áp dụng các kiểu định dạng và đánh số tự động thành công cho tất cả các thành phần tương ứng trong văn bản, mới đến lúc chuẩn bị cho phần mục lục và các danh mục ở phần khai tập (khi đã làm chủ được kĩ thuật này thì thực hiện việc gì trước việc gì sau cũng không còn là vấn đề!). 

Trước tiên, cần dành một trang trắng cho mỗi thành phần trong khai tập: một trang cho Lời cảm ơn, một trang cho Mục lục, một trang cho Danh mục bảng, một trang cho Danh mục hình, Một trang cho Danh mục kí hiệu và chữ viết tắt. Giả định rằng trong tài liệu soạn sẵn chưa có chỗ dành sẵn cho các thành phần này, cách làm như sau:

• cho con trỏ về vị trí đầu tiên sau trang bìa;
• nhập lần lượt tựa của các thành phần kể trên (văn bản thô) bằng chữ in hoa (theo đúng quy định cho chương và thành phần tương đương), kết thúc mỗi thành phần bằng cách nhấn phím Enter;
• cho con trỏ vào trước yếu tố thứ hai (trong ví dụ trên là Mục lục);
• vào trình đơn Insert. Break, chọn Break type. Page break (ngắt trang bình thường), hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Enter cũng có tác dụng tương đương;
• yếu tố thứ nhất (Lời cảm ơn) được giữ lại, và từ yếu tố thứ hai (Mục lục) trở đi được chuyển qua bắt đầu một trang mới;
• áp dụng tương tự cho đến khi đưa được phần bài chính qua được trang mới, và mỗi thành phần trong khai tập đều đã có một trang riêng;
• sau đó, quay lại áp dụng kiểu định dạng Tựa (tương đương với kiểu Chương nhưng không có đánh số) cho tất cả các thành phần này (hai phần Danh mục tham khảo và Phụ lục cũng áp dụng tương tự từ sau chương Kết luận và khuyến nghị).
  

Bước 5. Chèn Danh mục bảng

Theo ví dụ trên, các điều kiện để lập được Danh mục bảng tự động là:

• phần này đã có một trang riêng như đã làm ở trên;
• tựa được định dạng theo kiểu Tựa;
• các tên hình trong bài đã được định dạng theo kiểu Hình (trong ví dụ trên);
• các tên hình đã được đánh số thứ tự (thủ công) chính xác theo chương mục tương ứng.

Các bước thực hiện là:

• tạo một dòng trắng sau tựa "Danh mục bảng" bằng cách nhấn phím Enter (nếu đã có sẵn thì đặt con trỏ vào dòng trắng đó);
• vào trình đơn Insert. Reference (chèn các thông tin tham chiếu), chọn Index and Tables (các chỉ mục, mục lục và danh mục);
• chọn thẻ Table of Figures (danh mục các hình);
• để nguyên các giá trị mặc định đã tự động chọn trong các ô Show page numbers (hiển thị số trang), Right align page number (số trang canh biên thẳng hàng bên phải), Use hyperlink instead of page numbers (có siêu liên kết đến trang tương ứng);
• trong ô Tab leader, có thể lựa chọn các đường kẻ tuỳ ý thích;
• trong ô Formats có thể chọn các mẫu trình bày danh mục khác nhau, sao cho phù hợp với toàn bộ tài liệu;
• nhấn nút Options, một hộp thoại mới hiện ra;
• trong ô Build table of figures from (tạo danh mục từ các thành phần khác), chọn Style: Bảng (để tạo danh mục từ các yếu tố được định dạng theo kiểu Bảng);
• nhấn nút OK, về lại hộp thoại ban đầu, nhấn nút OK lần nữa, Danh mục bảng sẽ được điền vào theo các thông số đã lựa chọn.
  

Bước 6. Chèn Danh mục hình

Để chèn Danh mục hình, điều kiện và cách làm cũng tương tự như với Danh mục bảng. Điểm khác biệt là kiểu định dạng được sử dụng ở đây là kiểu Hình.

Lưu ý:

• trình xử lí văn bản chỉ có một kiểu Table of Figures để áp dụng cho cả hai loại danh mục bảng và hình;
• khi đã có một danh mục đầu tiên được tạo ra theo kiểu này, ở lần áp dụng tương tự cho danh mục thứ hai:
• danh mục trước sẽ được bôi chọn,
  
• chương trình sẽ hỏi: "Do you want to replace the selected table of figures?" ("Bạn có muốn thay thế danh mục đã chọn hay không?");
• nếu chọn Yes ("Đồng ý!"), danh mục vừa thiết lập xong sẽ được chép đè lên danh mục đã tạo ra trước đó;
• nếu chọn Cancel ("Huỷ lệnh") thì sẽ về lại trang văn bản mà không có gì thay đổi: không mất danh mục cũ, cũng không có danh mục mới;
• cách tốt nhất là chọn No ("Không đồng ý!"), chương trình sẽ không chép đè lên danh mục cũ, mà tạo ra danh mục mới theo đúng các thiết lập đã chọn.

Khi đã làm như trên, cho dù có điều chỉnh gì về nội dung trong tựa của các bảng và hình, hoặc thêm/bớt tên bảng/hình, hoặc thay đổi số trang của tên bảng/hình,... nói chung là đối với mọi thay đổi bên trong nội dung văn bản sau thời điểm chèn các danh mục (cũng như mục lục sau này), việc cập nhật vẫn rất đơn giản bằng vài động tác:

• nhấn chuột phải lên danh mục/mục lục;
• chọn Update Field (cập nhật các trường thông tin);
• trong hộp thoại hiện ra, chọn Update entire table (cập nhật toàn bộ danh mục/mục lục) và nhấn nút OK.
  

Bước 7. Chèn Mục lục

Nếu chưa hoàn toàn làm chủ được kĩ thuật định dạng tự động, cách tốt nhất là chèn mục lục sau cùng, sau khi đã hoàn tất hết các phần khác trong tài liệu.

Tiếp tục giả định như trên, đến lúc này tài liệu đã có đủ các phần, được áp các kiểu định dạng phù hợp và đánh số thứ tự đầy đủ, các danh mục bảng và hình đã chèn vào xong, việc cuối cùng là chèn mục lục. Cách làm như sau:

• tạo một dòng trắng sau tựa "Mục lục" bằng cách nhấn phím Enter (nếu đã có sẵn thì đặt con trỏ vào dòng trắng đó);
• vào trình đơn Insert. Reference > Index and Tables;
• chọn thẻ Table of Contents (mục lục nội dung);
• để nguyên các giá trị mặc định đã tự động chọn trong các ô Show page numbers (hiển thị số trang), Right align page number (số trang canh biên thẳng hàng bên phải), Use hyperlink instead of page numbers (có siêu liên kết đến trang tương ứng);
• trong ô Tab leader, có thể lựa chọn các đường kẻ tuỳ ý thích;
• trong ô Formats có thể chọn các mẫu trình bày danh mục khác nhau, sao cho phù hợp với toàn bộ tài liệu;
• trong ô Show levels, chọn số cấp đề mục cần hiển thị trong mục lục: mặc định là ba cấp, có thể chọn nhiều hơn nhưng lưu ý là mục lục đầu trang quá chi tiết đôi khi làm người đọc khó thấy rõ dàn bài chính;
• với số cấp đã chọn, nhấn nút Options;
• trong cột TOC level (các cấp hiển thị trong mục lục), xoá các thông số cho các kiểu định dạng chuẩn của trình xử lí văn bản (Title, Heading 1, Heading 2, Heading 3, Heading 4);
• sửa cấp hiển thị trong mục lục của các kiểu định dạng riêng đã lập: Chương - TOC level 1, Tựa - TOC level 1, Tựa 1 - TOC level 2, Tựa 2 - TOC level 3 (nếu chọn nhiều cấp hơn thì: Tựa 3 - TOC level 4, Tựa 4 - TOC level 5);
  
• không nên thay đổi gì ở các ô khác;
• nhấn nút OK, về lại hộp thoại ban đầu, nhấn nút OK lần nữa, Mục lục sẽ được điền vào theo các thông số đã lựa chọn.