Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Thiết kế bài thuyết trình khoa học

Một số tính năng thiết kế cơ bản

Sử dụng phần mềm thiết kế trình chiếu không phải là mục đích của giáo trình này. Ở đây chỉ giới thiệu một số tính năng cơ bản nhất có thể khai thác nhằm mục đích thiết kế bài thuyết trình khoa học. Để theo học phần này dễ dàng, người học cần biết sử dụng ở mức độ căn bản một phần mềm thiết kế trình chiếu. Các hướng dẫn sau đây là dành cho phần mềm Microsoft PowerPoint XP, bản tiếng Anh, chạy dưới hệ điều hành Windows XP. Nhấn lên siêu liên kết để xem hình minh hoạ.

Tạo hình nền

Hình nền là một yếu tố có thể tạo ra ấn tượng lâu dài cho người nghe, nếu sử dụng đúng cách trong thiết kế. Thường hình nền là một hình ảnh có liên quan chặt chẽ đến nội dung trọng tâm hoặc chủ đề của bài thuyết trình. Hình nền nên có độ đồng đều về màu sắc để không ảnh hưởng đến độ rõ nét của các thành phần nội dung khi thuyết trình. Nên cân nhắc về màu sắc giữa chữ viết và các thành phần khác đối với hình nền sao cho phù hợp.

Các bước tạo hình nền như sau:

• vào trình đơn View. Master, chọn Slide Master (quản lí bản phim), nền bản phim sẽ được hiện ra cùng với các thông số định dạng các thành phần;
• không thay đổi gì các thông số đó, vào trình đơn Insert. Picture, chọn From File (chèn hình ảnh từ thư mục cá nhân);
• chọn đường dẫn về thư mục lưu hình ảnh cần lấy làm nền, chọn đúng tên tập tin đó và nhấn nút Insert (chèn hình vào bản phim mẫu);
• thay đổi kích thước hình ảnh bằng cách dùng chuột nhấn và kéo các biên, hoặc di chuyển hình ảnh đến đúng vị trí cần xuất hiện trong mỗi bản phim;
• thường hình nền được định dạng mờ để làm nổi bật nội dung, do đó nhấn chuột phải lên hình và chọn Format Picture (định dạng hình);
• chọn thẻ Picture, mục Color, chọn Washout (chế độ bóng);
• xong nhấn nút OK và chọn Close Master View để đóng cửa sổ quản lí bản phim lại;
• tất cả các bản phim sẽ đều được chèn hình nền như đã thiết lập, nếu chưa vừa ý thì có thể vào lại View. Master > Slide. Master để chỉnh sửa.
  

Định dạng đầu và chân bản phim

Chức năng thông tin của bản phim trình chiếu không giống như của trang bài viết, do đó không nên quá lạm dụng các định dạng đầu và chân bản phim. Thông thường, trong bài thuyết trình khoa học chỉ nên để tối đa một số thông tin cơ bản ở chân trang giúp người nghe định vị tốt, hoặc vài thông tin nhận diện nữa nếu cần phân phát bản in.

Cách định dạng đầu và chân bản phim như sau:

• vào trình đơn View. Header and Footer (hiển thị công cụ định dạng đầu và chân bản phim);
• trong thẻ Slide, đánh dấu chọn mục Date and time nếu muốn cho hiển thị ngày giờ trên bản phim,
• chọn Update automatically nếu muốn ngày giờ tự động thay đổi theo ngày mở tập tin ra, với các lựa chọn kiểu ngày giờ và ngôn ngữ khác nhau,
• chọn Fixed nếu muốn hiển thị một ngày giờ cố định, và phải nhập trực tiếp chuỗi ngày giờ vào ô trống bên cạnh;
  
• chọn Slide number nếu muốn cho hiển thị số thứ tự bản phim;
• chọn Footer để cho hiển thị thông tin ở chân bản phim, và gõ chuỗi văn bản trực tiếp vào ô trống bên cạnh;
• nếu chọn Don't show on title slide thì phần thiết lập đầu và chân như trên sẽ không áp dụng cho bản phim đầu tiên (dành cho tên bài thuyết trình);
  
• nhấn nút Apply để chỉ áp dụng cho bản phim đang xem xét, hoặc nút Apply to All để áp dụng cho tất cả các bản phim.
  

Định dạng phông nền

Nếu không sử dụng hình nền, việc định dạng phông nền có vai trò quan trọng giúp trình bày nội dung thuyết trình được rõ ràng, dễ theo dõi. Các bước chèn hình nền như sau:

• vào trình đơn Format. Background (định dạng phông nền);
• nhấn lên danh sách cuốn, chọn:
• một màu (đồng nhất) trong danh sách các màu vừa sử dụng,
• More Colors để chọn được nhiều màu khác (đồng nhất)
• Fill Effects để chọn các kiểu phông nền không có màu đồng nhất (nền kẻ ô, nền chấm, nền hoa văn,...);
• nhấn nút Apply để chỉ áp dụng cho bản phim đang xem xét, hoặc nút Apply to All để áp dụng cho tất cả các bản phim.

Sắp xếp các yếu tố  trong bản phim

Các yếu tố sau khi được chèn vào bản phim có thể được sắp xếp theo những cách khác nhau, phục vụ cho các ý tưởng trình bày cụ thể: nằm ở lớp trên hay dưới, gom thành một nhóm hay tách rời một nhóm,...

• Giống như trong văn bản, một bản phim có nhiều lớp song song với mặt phẳng màn hình. Các yếu tố đặt trên cùng lớp sẽ được hiển thị ngang hàng nhau. Hoặc nếu yếu tố A nằm ở lớp trên và yếu tố B ở lớp dưới, phần nào của B nằm trong tầm che phủ của A thì sẽ bị che lấp, không thấy được trên văn bản.

Để thay đổi cách sắp xếp của một yếu tố, nhấn chuột phải lên biên của yếu tố đó, để thay đổi một nhóm yếu tố, nhấn giữ phím Shift và lần lượt chọn từng yếu tố, sau đó:

• chọn Grouping nếu muốn gom hay tách nhóm:
• chọn Group để gom lại thành một nhóm,
• chọn Ungroup để tách các thành phần trong nhóm ra,
• chọn Regroup nếu muốn các thành phần vừa tách được gom trở lại thành nhóm;
  
• chọn Order nếu muốn thay đổi vị trí lớp hiển thị:
• chọn Bring to Front để cho hiển thị ở lớp trên cùng,
• chọn Send to Back để cho hiển thị ở lớp dưới cùng,
• chọn Bring Forward để đưa lên lớp liền trên,
• chọn Send Backward để đưa xuống lớp liền dưới.
  

Chèn các yếu tố

Để trình bày bản phim, mọi yếu tố nội dung đều phải được chèn vào thông qua trình đơn Insert. Các loại yếu tố có thể chèn vào bản phim đều được bố trí thành một mục trong trình đơn này: Picture (hình ảnh), Diagram (sơ đồ), Text Box (khung chữ), Movies and Sounds (các tập tin âm thanh và phim), Table (bảng), Chart (biểu đồ), Object. Microsoft Equation 3.0 (công thức toán học), Hyperlink (siêu liên kết đến một tập tin khác, bản phim khác trong cùng bài, một địa chỉ thư điện tử hay một địa chỉ mạng),...

Chèn các nút hành động

Khi đang trình bày, bài thuyết trình được chiếu lên máy chiếu ở chế độ chiếu, chỉ có các hiệu ứng đã thiết lập hoạt động theo lệnh từ chuột hoặc bàn phím. Nếu cần di chuyển đến một vị trí khác trong bài, hoặc nếu cần thêm một số hành động khác mà không phải chờ trình diễn hết các yếu tố trong bản phim đang chiếu, cũng không cắt ngang chế độ chiếu, thì công cụ hữu hiệu nhất là chèn các nút hành động.

Các nút hành động đã được thiết kế sẵn trong phần mềm, chỉ cần chèn vào bằng cách vào trình đơn Slide Show, chọn Action Buttons. Sau đó sẽ có một danh sách mở ra để lựa chọn, chỉ cần rà chuột lên các nút để xem nhãn và chọn nút nào phù hợp với nhu cầu: Home (về trang tiếp đón); Back or Previous (về bản phim trước); Forward or Next (qua bản phim sau); Beginning (về bản phim đầu); End (về bản phim cuối); Return (quay trở lại vị trí đang trình diễn); Sound (mở một tập tin âm thanh); Movie (mở một tập tin phim),...

Áp dụng hiệu ứng động cho các yếu tố

Để lập hiệu ứng cho yếu tố nào, nhấp chọn yếu tố đó rồi vào trình đơn Slide Show. Custom Animation, danh sách hiệu ứng sẽ xuất hiện ở cột bên phải màn hình. Chọn Add Effect cùng với một kiểu hiệu ứng nào mong muốn (cần thử nhiều lần để tìm được hiệu ứng ưng ý).

Khi muốn điều chỉnh hiệu ứng đã áp dụng cho một hay nhiều yếu tố trong bản phim, nhấp chọn hoặc cho con trỏ vào bên trong yếu tố đó, ở cột hiệu ứng bên tay phải:

• chọn Remove để bỏ hẳn hiệu ứng;
• nếu muốn điều chỉnh, trong ô Modify chọn:
• Start: On Click cho hiệu ứng trình diễn khi nhấp chuột (hoặc chọn kiểu khác nếu muốn),
• Direction. In hay Out cho hiệu ứng hướng vào tâm hay hướng ra bìa của bản phim,
• kiểu tốc độ trình diễn trong Speed,
• nút mũi tên lên hoặc xuống trong ô Re-Order ở cuối cột danh sách để thay đổi thứ tự xuất hiện của các yếu tố trên màn hình khi thuyết trình.

Áp dụng cách chuyển tiếp bản phim