Giáo trình điện tử
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
trong nghiên cứu khoa học

MỤC LỤC

Phần 5. Kĩ thuật soạn thảo tài liệu khoa học

Thiết kế bài thuyết trình khoa học

Quá trình chuẩn bị

Để có một bài thuyết trình khoa học tốt, trái với cách làm đơn giản là sao chép lại những gì đã có trong bài viết, người thuyết trình cần phải:

• chuẩn bị tinh thần;
• chuẩn bị thông điệp;
• và chuẩn bị phương tiện cho buổi thuyết trình của mình.

Chuẩn bị tinh thần là việc đầu tiên người thuyết trình cần làm trước khi trình bày một vấn đề khoa học, nhằm tạo ra sự tự tin, loại bỏ những cảm giác sợ sệt, lo lắng trước buổi thuyết trình. Có ba cách chính để chuẩn bị tinh thần, có tác dụng bổ sung lẫn nhau:

• làm chủ nội dung trình bày, không để sót những yếu tố mập mờ: người nghe thường dễ dàng phát hiện ra điểm yếu của người nói nếu vấn đề được đề cập một cách lộn xộn, hay khi những nội dung cốt lõi bị khoả lấp, bỏ qua;
• tự tin vào bản thân, vì người thuyết trình phải là người hiểu rõ vấn đề được trình bày hơn so với người nghe;
• dự kiến những câu hỏi mà cử toạ có thể đặt ra sau phần trình bày của mình.

Về mặt tâm lí, nói chung ngay cả các giáo sư giỏi hay chuyên gia diễn thuyết đôi khi cũng không thể loại bỏ hết cảm giác lo lắng trước một buổi thuyết trình nào đó, nên đối với sinh viên chuyện thiếu tự tin trước buổi thuyết trình khoa học cũng là bình thường. Chỉ cần cố gắng làm được tốt ba bước chuẩn bị như trên là đã góp phần quan trọng dẫn đến thành công.

Chuẩn bị thông điệp là việc quan trọng quyết định sự chặt chẽ và tính thuyết phục của bài thuyết trình. Thông thường, bài thuyết trình khoa học được thiết kế dựa trên một bài viết đã có sẵn. Điều này vừa có điểm thuận tiện, lại vừa có điểm bất tiện:

• thuận tiện là mọi nội dung chi tiết và có hệ thống đã sẵn có trong bài viết;
• bất tiện là chính điều đó có xu hướng dẫn người thuyết trình đến chỗ trình bày lại quá nhiều các chi tiết của bài viết, đôi khi không cần thiết đến độ làm khoả lấp cả nội dung trọng tâm;
• và thông thường các yếu tố minh hoạ trong bài viết được đưa nguyên vẹn vào một bài thuyết trình sẽ không đủ độ phù hợp về mặt thị giác.

Để hạn chế các điểm bất tiện như trên, cần dành sự lưu tâm thích đáng cho việc chuẩn bị thông điệp của buổi thuyết trình, với các công việc như sau:

• lập một dàn ý chính xác cho thông điệp cần truyền đi qua bài thuyết trình;
• chú ý nhấn mạnh các điểm cốt lõi và các ý quan trọng nhất trong thông điệp;
• sắp xếp thêm những ý phụ quanh các ý chính này, sao cho có được một trình tự lập luận chặt chẽ, dù không nhất thiết phải hoàn toàn đầy đủ,
• trong thực tế người thuyết trình không nên trình bày hết những gì mình biết, mà nên dành một số vấn đề nhỏ, phụ cho cử toạ hỏi và trao đổi;
  
• dùng các phiếu ghi chú để ghi lại những ý chính và phụ này sao cho dễ dàng đọc được khi lướt mắt qua,
• chỉ nên dùng một phiếu cho mỗi nhóm ý tưởng/nội dung và sắp xếp theo thứ tự trình bày;
  

• trước buổi thuyết trình chính thức, nên luyện tập như thật với người thân, bạn bè, đồng nghiệp, nhằm rút trước một số kinh nghiệm, khắc phục trước một số lỗi mà tự thân không nhìn thấy được.

Chuẩn bị phương tiện thuyết trình là bước chuẩn bị sau cùng cho một bài thuyết trình tốt, nhưng ngược lại rất thường xuyên được nhiều người đưa lên thành việc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị. Cách làm ngược này là một kiểu lệ thuộc vào phương tiện và công nghệ. Nếu không có một thông điệp tốt và một tinh thần chuẩn bị sẵn sàng thì một bài trình chiếu đẹp đến mấy cũng không thể dẫn đến thành công đúng nghĩa cho buổi thuyết trình. Ngược lại, khi đã chuẩn bị tốt thông điệp cũng như về mặt tinh thần, người thuyết trình có thể đạt được thành công với nhiều loại phương tiện trình diễn khác nhau.

• Các phim trong (transparent) có thể được xem là phương tiện chuẩn bị dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn kém nhất, song vẫn cần chuẩn bị cẩn thận, nhất là tránh việc chỉ photocopy một cách đơn giản các bảng biểu và hình ảnh trong bài viết.
• Với các hình ảnh hay bảng biểu, chỉ nên giữ lại các thông tin cốt lõi nhất, hoặc phân tách ra nhiều phần.
• Cỡ chữ không được quá nhỏ, ít nhất là 14 pt; mỗi bản phim nên được chiếu trọn trong màn hình, nội dung không nên dàn sát các biên.
• Với các bản phim cần trình bày một ý tưởng bằng chữ viết, không nên soạn quá 12 dòng; nên sắp xếp các bản phim theo thứ tự trình bày, có đánh số; và ngay cả các bản phim cần sử dụng nhiều lần thì cũng nên sao ra nhiều bản để xếp theo thứ tự, không quay lại tìm bản phim đã dùng.
  
• Một số bài thuyết trình có thể sử dụng các hình kích thước lớn. Nói chung, loại hình này (bản đồ, biểu đồ, ảnh...) thường có tác dụng thông tin ở mức cá thể nhiều hơn là tập thể (trước đám đông). Trong trường hợp nhất thiết phải dùng chúng cho bài thuyết trình, cần đặt bản đồ ở vị trí dễ quan sát để có thể giải thích những nét đại thể trên bản đồ, và với một số phần quan trọng cần giải thích chi tiết, nên chụp trích lại để phóng lớn bằng phương tiện trình bày chính của buổi thuyết trình.
  

• Bài trình chiếu điện tử (electronic presentation/présentation électronique) là công cụ được sử dụng ngày càng phổ biến cho các buổi thuyết trình, đặc biệt là với sự phát triển sâu và rộng của các ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực đời sống. Khi thiết kế bài trình chiếu với mục đích khoa học - giáo dục, cần có những lưu ý như sau:
• bản phim (slide/diapositive) phải dễ đọc đối với toàn bộ cử toạ, hoặc ít nhất là đối với những người nghe quan trọng;
• không dùng các yếu tố phụ hoạ làm phân tán sự chú ý của cử toạ (như các yếu tố động; các hình ảnh, biểu tượng vui,...);
• sử dụng công cụ thiết kế phù hợp với công cụ thuyết trình sẽ sử dụng, nhằm tránh những sự cố không tương thích về phần mềm, thời gian hiển thị, màu sắc,...;
• kiểm soát được diễn tiến buổi thuyết trình, có thể dừng lại, tiếp tục hoặc quay lui một cách nhịp nhàng ở bất cứ thời điểm nào, sau bất cứ câu hỏi nào được đặt ra;
• định vị nhanh chóng ở bất cứ điểm nào trong các bản phim liên quan đến mỗi câu hỏi đặt ra.
• Làm quen trước với địa điểm và công cụ thuyết trình cũng là một bước chuẩn bị quan trọng, để có thể đảm bảo mọi ý tưởng đã thiết kế có thể thực hiện được một cách trôi chảy, thuận lợi.

Bài tập tự kiểm tra